En este artículo vamos a hablar sobre las posibilidades de como generar los asientos de compra para una empresa en Uruguay desde el punto de vista del estudio o el área contable de una empresa. En general para las MiPyMEs será un estudio tercerizado quien haga este trabajo, pero finalmente veremos que se puede integrar con la empresa y tener un mejor resultado. Enfocaremos las posibilidades con los sistemas de DESIGNWARE, pero el análisis es válido usando otros sistemas.
Las posibilidades son:
1) Ingreso Manual de los Comprobantes.
2) Utilizando el Archivo con las Compras descargado de DGI.
3) Utilizando las Compras Recibidas Electrónicamente en el Sistema de Facturación Electrónica.
4) Utilizando un Sistema Integrado de Gestión o ERP.
1) Ingreso Manual de los Comprobantes
Esta es la opción clásica donde la empresa enviaba las facturas en papel, PDF o escaneadas al estudio y este las contabilizaba.
2) Utilizando el Archivo con las Compras descargado de DGI
Hoy la mayoría de los comprobantes entre empresas con electrónicos. Esto ofrece una gran oportunidad para las empresas para reducir el trabajo contable. En particular la DGI permite descargar un archivo con las compras electrónicas realizadas por un RUC. Este puede ser utilizado por las empresas incluso si no son emisoras electrónicas. A pesar de que este archivo es de gran ayuda lamentablemente le falta algunos datos clave como la discriminación entre tasas de IVA e indicar si las e-Factura son de cobranza propia (recibos) o no. Las facturas no electrónicas no serán recibidas en este archivo y deberán ser contabilizadas manualmente y archivadas.
Este mecanismo, aunque tienen varias limitaciones, tiene la ventaja que el estudio no depende del sistema que tiene la empresa o si tiene, y se puede estandarizar el proceso para un gran número de empresas.
En DESIGNWARE tenemos el sistema HERRAMIENTAS ESTUDIO que permite generar asientos contables a partir del archivo de DGI en diferentes formatos, no solo para nuestro sistema CONTABLE, sino también para otros sistemas como Memory Conty, Zetasoftware o Zureo. Nuestro sistema permite varias configuraciones personalizables por cada RUC para determinar las cuentas de IVA, cuentas de compra o gasto y cuentas de Acreedores, Caja o Bancos.
3) Utilizando las Compras Recibidas Electrónicamente
Hoy cualquier empresa que sea emisora electrónica es automáticamente además receptora electrónica. Esto implica que recibirá todas las compras electrónicas en formato XML con un desglose completo que no tenemos en la opción anterior. Al igual que la opción anterior las compras no electrónicas deberán ser contabilizadas manualmente.
Todos nuestros clientes de facturación electrónica, de cualquier plan o sistema de gestión, tienen en CORE FE una potente herramienta para generar asientos de compra y venta utilizando la información emitida y recibida en la facturación electrónica.
4) Utilizando un Sistema Integrado de Gestión o ERP
Este es el método ideal para generar todos los asientos de la empresa no solo los de compra o venta.
Las compras que se reciben, aprueban y pagan serán contabilizadas automáticamente. Las áreas de compras, gestión, y contable funcionaran coordinadamente en un único ingreso de datos.
A continuación, hablaremos de cómo funciona en nuestro sistema BRICKS la contabilización de las facturas de compra. Primero que nada, todas las compras son ingresadas por la misma opción ya sean manuales o electrónicas y al terminar el ingreso se genera el asiento en la contabilidad integrada. Esto ya evita la primera desventaja de los dos sistemas anteriores que no contemplan los documentos no electrónicos. Las facturas de compra electrónicas son preingresadas en el sistema y luego deben ser completadas y aprobadas por un usuario. Esto evita que facturas hechas por error al RUC de la empresa o no corresponda contabilizar sean contabilizadas. Este trabajo se hace naturalmente en la empresa porque hay que pagarlas o no, mientras que en las dos opciones anteriores el estudio no puede saber si hay una factura que no corresponde.
BRICKS es capaz de leer los artículos de una factura electrónica, discriminar sus tasas de IVA y se puede predeterminar el tipo de IVA en cada proveedor. Además, se puede precargar el rubro (cuenta contable) para el RUC. Esto último no es una ventaja respecto a los dos métodos anteriores, pero el hecho de que naturalmente la empresa tenga que mirar cada factura para pagarla y conozca los proveedores y lo que se pidió facilita el trabajo.
La asignación manual de rubros a una factura de compra es un punto clave y se requiere una coordinación previa con el área contable para hacerlo correctamente. De todas formas, el estudio o área contable puede luego modificar el rubro que se le asigno a la factura sin afectar los procesos de compras y pagos. Además, puede fácilmente ver el PDF de la factura, la orden de compra y otras facturas anteriores para entender lo que se está comprando, y así elegir el rubro correcto para esa factura.
Seguramente los cuatro métodos sigan existiendo en todos los estudios contables por un tiempo, pero con las facilidades y baja de costos, ir avanzando del primero al último método descripto ahorrará muchas horas de trabajo.
Ing. Miguel Bartesaghi