Los gastos comunes en Uruguay se han cobrado de muchas formas a lo largo de los años, en este artículo vamos a repasar los principales métodos de pago y su evolución.
Cobro en Efectivo
Una de las primeras formas era tener un cobrador que iba al edificio cobraba a los apartamentos y podía aprovechar para realizar alguna gestión en los edificios. Esto hace mucho años que cayo en desuso.
Otra forma que cayo en desuso era que el cliente fuera a pagar a las oficinas de la administración especialmente útil cuando el edificio estaba cerca de la administración o la administración se encontraba en un lugar céntrico. Hoy por un tema de seguridad es raro que las administraciones acepten pagos en sus oficinas.
Redes de Cobranza
Luego aparecieron las redes de cobranza. En 1998 hace 25 años el sistema Unidad incorporó la emisión de recibos de códigos de barra, esta fue una tarea difícil para el sistema que todavía estaba hecho para DOS, no había migrado a su versión para Windows y lo que abundaban eran las impresoras de matriz de punto. En ese momento solo existía Abitab y unos años después apareció Redpagos. En general muchas administraciones trabajan con una sola de las dos redes, pero algunas trabajan con las dos. Si se quería utilizar ambas redes había que coordinar para que el formato del código de barras fuera el mismo y de esa forma con el mismo recibo (boleto de pago) uno podía ir a amabas redes. Al principio era la administración quien imprimía estos sofisticados códigos de barras. Luego los clientes empezaron a tener posibilidad de imprimirlos ellos mismos ya que era común que en los hogares tuvieran computadora, internet y una impresora. Para esto en 2008 el sistema Unidad incorporó el envío de correos donde se adjuntaba la liquidación, vencimiento e importe y se incluía un link para que el cliente pudiera descargar un PDF. De esta forma lo podía imprimir e ir a pagar. También para resolver el tema de la impresión Abitab tenía un servicio donde se le enviaba un Excel y ellos imprimían los recibos. Esto implicaba que había que ir a buscar los recibos impresos a Abitab y que luego era un problema si había que reimprimir alguno. Aunque para los usuarios de Unidad no era útil esta opción porque el sistema tenía la capacidad de imprimir recibos con códigos de barra, igual incorporamos la opción que generaba la planilla para enviar a Abitab.
Normalmente la administración tiene un contrato con la red de cobranza y todos los edificios pagan a la administración y luego la administración le reintegra el dinero a cada edificio. El sistema Unidad cuenta con una herramienta para estos reintegros a los que deduce automáticamente los gastos de los edificios realizados con dinero de la administración.
Puede pasar que algunos edificios de cierto porte hagan un contrato directo con la red de cobranza y el sistema Unidad permite manejar esta situación diferenciando el código de barras para estos edificios. En estos casos el dinero de la cobranza la red lo transfiere directo a la cuenta del edificio. Esta práctica lamentablemente fue impulsada muchas veces por administraciones que desaparecieron y se quedaron con fondos de edificios.
Parte de la revolución que introdujeron las redes de cobranza, fue que la cobranza ya no había que contabilizarla una a una, porque las redes envían un archivo con los pagos y el sistema Unidad los procesa automáticamente.
En este punto vamos a mencionar la plataforma Paganza desde su comienzo leía los códigos de barras con la cámara del celular y vinculándose al banco permitía el pago. De esta forma permitía que la gente pagara con la plataforma sin ir a la red de cobranza ya que se metía en el medio entre el recibo y la red. La administración recibe el pago como si la persona hubiera ido al local de cobranza, de hecho en este caso la administración no se entera que la persona pagó desde su celular.
Cobranza en Redes por Base de Datos
Aunque el pago con código de barras es muy utilizado actualmente ya que uno simplemente presenta el código y paga, las redes empezaron a aceptar pagos por base de datos. Con este mecanismo la administración manda la base de datos con los apartamentos y los importes a la red, luego el cliente va a la red menciona la administración, el edificio y el apartamento, y el cajero le dice el importe a pagar tomado de la base de datos.
Las redes empezaron a promover este mecanismo ya que ahorraba los problemas de impresión o que el código de barras no se leyera por falta de calidad en la impresión. Por ejemplo Abitab maneja un único formato llamado Abitab Online que es estándar para todas las administraciones. Por otro lado Redpagos maneja varios formatos personalizados. En cualquier caso Unidad tiene varios formatos prediseñados y permite generar nuevos formatos para enviar a las redes.
Algunas administraciones pasaron a este mecanismo de base de datos evitando la impresión y otras decidieron conservar ambos métodos permitiendo que el cliente elija el que prefiera, ya que Unidad envía en un correo el código de barras o el cliente lo puede obtener en la plataforma Mi Unidad.
Pagos por Banco
Los bancos siempre fueron una forma efectiva para recaudar la cobranza. El problema de este sistema siempre fue la identificación de los pagos, no todos los bancos permitían ingresar una referencia en el depósito para que se identifique el pago y la administración supiera a que apartamento correspondía. Hace muchos años había que ir al banco a depositar. Algunos bancos como ABN AMRO Bank o el Banco de Crédito entregaban formulario preimpresos que la administración tenía que llenar con una impresora de matriz de punto con el sistema Unidad. Luego se uso mucho que el sistema Unidad imprimiera un talón en una hoja en blanco con el número de cuenta el importe y la referencia para hacer el depósito. Para los bancos que no permitían hacer depósitos con una referencia, en Unidad se usaba una opción que cambiaba los importes de cada apartamento en un peso o un centésimo para que se pudiera identificar el pago por el importe.
Actualmente, ésta forma de pago aunque algunas administraciones no la permiten para evitarse el problema de la identificación y el pasaje de los pagos, se sigue utilizando muchísimo. Hoy con la inclusión financiera todos tienen una cuenta en un banco o de dinero electrónico, de esta forma pueden hacer transferencias desde su casa o su celular a la administración. Otra cosa que ha mejorado mucho son las referencias en las transferencias cuando se hacen de un banco a otro, ya que antes muchas veces la referencia solamente se veía si era del mismo banco.
Una ventaja es que el dinero se recibe en el día mientras que las redes demoran 72 horas en volcar el dinero a la administración. Otra ventaja es que la administración puede tener 2 o 3 cuentas en los bancos más importantes para que los clientes no tengan costo al transferir los gastos comunes, mientras que las redes y otros mecanismos de pagos varían sus costos entre 1 y 2 dólares por pago. No menos importante para como se manejan algunas administraciones, es que los edificios pueden tener su propia cuenta y los fondos ingresen directamente a la cuenta el edificio sin tener que hacer reintegros.
Fuera de todos estos beneficios el problema es la identificación de los pagos y que no hay un archivo para pasar automáticamente los pagos sin errores. Para mitigar este problema la plataforma Mi Unidad tiene un mecanismo de Avisos de Pago que se integra a Unidad y junto con la conciliación bancaria que tiene el sistema, permite ordenar y controlar los pagos por transferencia bancaria a múltiples cuentas bancarias.
Mutlipagos BROU y Banred
Los bancos también tienen su forma de pagar como las redes de cobranza con base de datos. El BROU por un lado y los bancos privados a través de Banred permiten que enviando una base de datos el cliente pueda iniciar el pago desde la plataforma del banco. Esta forma es muy cómoda para quienes tienen cuenta bancaria y para la administración no implica un problema para identificar o pasar los pagos.
Desde el punto de vista de la administración y el sistema Unidad estos mecanismos funcionan igual que la cobranza en redes con base de datos, se envía la base de datos y se recibe un archivo con los pagos. Claro que la desventaja frente a hacer una transferencia es que el servicio tiene un costo.
Débitos Automáticos Bancario
En este caso la administración hace un contrato con el banco, el cliente se adhiere al débito automático en la web del banco, el banco le informa a la administración quienes se adhieren o dan la baja del débito automático. La administración manda al banco todos los meses el importe que los clientes adheridos tiene que pagar y luego el banco le informa a la administración a quienes le pudo débito de la cuenta del banco. Unidad genera y lee los archivos necesarios para intercambiar con el banco.
Este mecanismo puede ser muy cómodo para el cliente, ya que el cliente controla la adhesión, puede ver el historial de pagos, nunca se olvida del pago y lo puede dar de baja en cualquier momento desde la página del banco. A pesar de esto es muy poco utilizado e implica que el cliente siempre tenga los fondos para el pago el día del vencimiento.
Pagos Bancarios Online
Este un método que ha crecido muchísimo desde que lo incorporamos en octubre de 2020 y hoy ya tenemos 14 administraciones que lo usan. Es muy cómodo para el cliente y lo único que necesita para pagar es una cuenta en un banco. En este caso la administración realiza un contrato con Sistarbanc para iniciar el pago desde la administración. Luego Sistarbanc gestiona las autorizaciones con los bancos de plaza. Con este mecanismo tenemos dos formas para pagar. Primero y la preferida por el 70% de los usuarios es que la administración envía un mail con la liquidación y un link. Presionando este link se abre una página en designware.uy donde el cliente elige el banco y es redirigido al home banking. La segunda forma para pagar online actualmente elegida para el 30% de los usuarios es entrar al sitio Mi Unidad y desde ahí utilizar la función de pago online. El cliente nunca está en la página de Sistarbanc pero es éste quien recauda diariamente los pagos en todos los bancos y los transfiere en 72hs en una única transferencia a la administración. Obviamente depende del acuerdo que haga cada administración pero el costo de este servicio es sustancialmente menor que el de las redes de cobranza.
Tarjetas de Crédito
A diferencia que en el comercio, no hay alguien que tenga una ganancia o que absorba el costo para concretar una venta. Por los montos, arancel y plazos de pago, el costo de pagar con tarjeta de crédito puede llegar a ser 10 o 20 veces más caro que los métodos antes descriptos. Es por eso que el pago con tarjetas de crédito no se usa, al menos en Montevideo.
Puede ser útil para pagar las expensas (como dicen los argentinos) en Punta del Este, pero los propietarios extranjeros pueden tener una cuenta bancaria en Uruguay o una administración que gestione los pagos. De todas formas las administraciones pueden incorporar otras plataformas como Paypal, Mercado Pago o Plexo para recibir pagos con tarjeta de crédito y que el costo lo pague el cliente.
Costo de las Redes de Cobranza
Obviamente la administración podría incluir los costos de la cobranza en los honorarios que cobra, pero en general esto no es así. Una opción es que la administración transfiera y eventualmente facture el costo de la cobranza que tuvo al edificio. Luego esos gastos se reparten en el edificio ya sea que las unidades hallan utilizado las redes o no. Otra opción es que la administración le cobre a cada unidad que halla utilizado la red. Unidad ofrece mecanismos automáticos para la facturación de los costos de cobranza a los edificios y para cobrar a cada unidad el costo de la cobranza pudiendo diferenciar el monto por red y edificio.
Como los costos de cobranza en general son por pago y no un porcentaje de lo que se paga. Una función útil que tiene el sistema Unidad es la transferencia de unidades, esto permite que si tengo más de un apartamento o cochera pueda pagar los gastos en un único pago incluso si los apartamentos son de edificios diferentes.
Resumen
En este artículo seguramente dejamos afuera algún mecanismo de pago pero tratamos de resumir los más utilizados. El cliente quiere comodidad y facilidad para hacer el pago de los gatos comunes. También quiere pagar lo menos posible por el servicio. Con una red de cobranza e incorporando cualquiera de las formas de pago con banco el cliente ya va tener una forma cómoda de pagar. Obviamente si la administración incorpora más métodos de pago los clientes tendrán más opciones para elegir la que le quede más cómoda. Se debe tener en cuenta que hay una inercia muy grande en los comportamientos de quienes pagan y los nuevos mecanismos de pago se introducen lentamente, mucha gente sigue eligiendo un método anterior y conocido, hasta que se ve forzada a cambiar y no siempre le gusta le cambio. Con el tiempo irán surgiendo nuevos mecanismos de pago y Unidad seguirá adaptándose para contemplar nuevas opciones.
Ing. Miguel Bartesaghi